Jak pisać informacje prasowe? Przykłady

Masz coś ważnego do przekazania swoim klientom – obecnym i potencjalnym? Chcesz, aby ta informacja dotarła do najszerszego grona odbiorców? Wciągająca informacja prasowa – oto twoje wsparcie w działaniach PR. Skorzystaj z poniższych wskazówek, dzięki którym nauczysz się przekazywać newsy w formie przystępnej dla odbiorców.

Nie jest sztuką napisać „jakąś” informację prasową. Wyzwaniem jest stworzyć komunikat, który zaciekawi i zaintryguje. Taki, który wzbudzi zainteresowanie dziennikarzy i zostanie opublikowany w poczytnych serwisach internetowych. Chociaż kluczem do sukcesu jest przede wszystkim dobry temat, znaczenie ma także poprawna struktura oraz styl, w jakim wiadomość zostanie przekazana. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest informacja prasowa
• jak napisać informację prasową
• jak długa powinna być notka dla dziennikarzy
• jak powinna wyglądać informacja prasowa (przykłady)
• dlaczego warto zamieszczać newsy.

Informacja prasowa – czyli co?

Zgodnie z definicją, informacja prasowa to nic innego jak news na temat funkcjonowania konkretnej firmy. To jedno z najstarszych narzędzi wykorzystywanych w działaniach PR. Notka może dotyczyć dowolnego tematu, np. organizowanego eventu, wprowadzania na rynek innowacyjnego produktu. Chociaż dla wielu osób tego rodzaju komunikaty stanowią już relikty przeszłości, informacja prasowa wciąż jest żywa i nadal może przynosić założone cele. 

Prawdą jest, że informacja prasowa w standardowym wydaniu niekoniecznie przyciągnie tłumy. Koniecznością jest delikatny lifting – po to, aby bardziej wpisała się w oczekiwania współczesnych odbiorców. Dlatego obecnie informacje prasowe dzieli się na:

• notki prasowe newsowe, np. o zbliżających wydarzeniach 
• notki prasowe poradnikowe, np. teksty z informacjami przydatnymi dla internautów. 

Największą szansę na publikację mają poradnikowe informacje prasowe. Należy jednak wystrzegać się mocno reklamowego charakteru (o tym niżej), ponieważ – zamiast otrzymać informację o dacie publikacji notki – poznasz cennik artykułów sponsorowanych. 

Jak pisać informacje prasowe? Wskazówki

Zastanawiasz się, jak pisać informacje prasowe mające szansę na publikację? Przed tobą spore wyzwanie, ponieważ musisz uwzględnić oczekiwania dziennikarzy i potrzeby odbiorców. Dlatego skorzystaj z poniższych wskazówek, które mogą ułatwić napisanie dobrej notki do prasy.

Nie promuj, lecz informuj

Głównym założeniem informacji prasowych jest prezentowanie produktów / usług, jednak komunikat nie może stanowić nachalnej reklamy. W przeciwnym razie w odpowiedzi zwrotnej możesz zostać przekierowany do biura reklamy. 

Postaw na neutralność. Skoncentruj się na zaprezentowaniu „czystych faktów” – bez wartościowania. Dlatego:

• unikaj zdań w 1 os. (my, nasz, sprzedajemy) – zastąp je zdaniami bezosobowymi lub w trzeciej osobie, np. zdanie “Rezygnujemy z drukowania ulotek w wersji papierowej” zastąp wersją “Firma rezygnuje z drukowania ulotek w wersji papierowej”. 
• zrezygnuj ze sformułowań typu: jesteśmy najlepsi, oferujemy najlepsze – są to wyrażenia wskazujące na autopromocję. 

Aby komunikat nosił w sobie cechy informacyjne, uzupełnij go danymi liczbowymi, wypowiedziami ekspertów itd. Dzięki takim zabiegom treść będzie sprawiała wrażenie bardziej neutralnej, obiektywnej, wiarygodnej. 

Zadbaj o poprawną strukturę 

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać informację prasową, musisz przygotować ją w zgodzie z przyjętą strukturą. Standardowa konstrukcja notki uwzględnia:

• logo oraz nazwę firmy
• informacja o rodzaju komunikatu, np. informacja prasowa (w lewym górnym rogu)
• data stworzenia komunikatu (w prawym górnym rogu)
• tytuł 
• lead
• rozwinięcie
• informacje o firmie – krótki opis działalności
• dane kontaktowe – np. adres mailowy lub numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za notkę. 

W ten sposób można zbudować zarówno notkę newsową, jak i notkę poradnikową. 

Dopasuj właściwy temat

Jeśli chcesz zainteresować odbiorców informacją prasową, dobierz odpowiedni temat. Taki, który jednocześnie będzie odpowiadał na potrzeby użytkowników. Przy ustalaniu tematyki możesz wziąć pod uwagę sezonowość lub bieżące wydarzenia (tzw. Real Time Marketing), co pomoże zwiększyć szansę na publikację notki prasowej. 

Przykład. Doszło do awarii wodociągów. Jako sprzedawca filtrów do wody możesz stworzyć poradnikową informację prasową, w której przedstawiasz swoje produkty. 

Zastanawiasz się, jak pisać informacje prasowe zgodne z aktualnymi trendami? Warto skorzystać z dostępnych narzędzi, np. Google Trends, Senuto, BuzzSumo. 

Zastosuj zasadę odwróconej piramidy

Mimo że wysyłasz informacje prasowe dla dziennikarzy, muszą one przyciągnąć uwagę potencjalnych użytkowników serwisu. Aby notka wzbudziła zainteresowanie już od pierwszego kliknięcia i nie znudziła odbiorców, warto zastosować zasadę odwróconej piramidy.

• Tytuł

Najważniejszy jest tytuł – to on decyduje o „być albo nie być” informacji prasowej. Jeżeli nie wzbudzi zainteresowania i nie będzie się wyróżniać, przepadnie w czeluściach skrzynki pocztowej dziennikarza. 

Sprawdź też: Jak pisać przyciągające nagłówki

Znaczenie ma nie tylko sama treść, ale również długość – za optymalną uznaje się 70-80 znaków.

• Lead

Informacje prasowe dla dziennikarzy muszą przyciągać nie tylko nagłówkiem. Istotne jest także wprowadzenie – musisz zacząć mocnym akcentem. Powinien być nośny informacyjnie i zachęcać do zapoznania się z dalszą częścią. Na tym etapie musisz jednak przedstawić wszystkie najważniejsze informacje.

Zastosuj zasadę 5xW + H (z ang.) – chodzi o odpowiedź na najważniejsze pytania: gdzie, dlaczego, kto, co, kiedy, jak.

• Rozwinięcie

Tutaj opisujesz już szczegóły związane z danym tematem. Chodzi o przekazanie informacji w szerszym kontekście – z wszelkimi detalami. Warto przy tym zamieścić źródła i cytaty – to elementy zwiększające wiarygodność przekazu. 

• Wątki poboczne

Na tym etapie dopisujesz wszystko to, co jeszcze chcesz przekazać i co pomoże zyskać pełną wiedzę. Jest to miejsce na te informacje, które mają mniejsze znaczenie. Dzięki temu, gdy odbiorca do nich nie dotrze, nie straci nic ważnego. 

• Dane kontaktowe

Tu jest miejsce na krótką notkę o firmie i pozostawienie danych kontaktowych, np. adresu e-mail, numeru telefonu. 

Umieść grafiki 

Informacja prasowa nie musi być suchym komunikatem, który składa się wyłącznie z tekstu. Warto go wzbogacić stosowną grafiką. Może to być infografika, wykres itp.

Pamiętaj! Tekst opatrzony grafiką lepiej się czyta, a ponadto szybciej i na dłużej zapada w pamięci. 

Jeżeli w treści pojawiają się elementy graficzne czy inne materiały, należy dołączyć je do “paczki” wysyłanej dziennikarzowi. 

Zadbaj o poprawność pod kątem SEO

Kto powiedział, że informacja prasowa nie musi zawierać elementów SEO? Jeśli zadbasz o takie detale jak np. odpowiednio dobrane frazy, właściwe formatowanie tekstu, podpis zamieszczanych grafik, zwiększasz szansę na lepszą widoczność komunikatu w wynikach wyszukiwania Google.

Sprawdź też: Na czym polega SEO copywriting

Przeprowadź korektę

Informacja prasowa to twoja wizytówka. Dlatego nie ma tutaj miejsca na najmniejszy nawet błąd. Tekst powinien przejść rzetelną korektę, która będzie obejmować sprawdzenie pod kątem usterek:

• językowych
• stylistycznych
• ortograficznych
• interpunkcyjnych. 

Ludzkie oko bywa zawodne, dlatego nie warto polegać wyłącznie na sobie. Tekst daj do przeczytania osobie postronnej, a następnie „przepuść” treść przez odpowiednie narzędzia. 

Kliknij: Narzędzia do sprawdzania pisowni i korekty tekstów online

Korzystanie ze wsparcia internetowych programów pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Jednak musisz mieć na uwadze to, że narzędzia nie wyeliminują wszystkich błędów. Nadal pozostają tylko narzędziami.

Wybierz odpowiedni format

Jeśli przygotowujesz informację prasową do wysyłki, musisz zadbać o odpowiedni format. Najbardziej znienawidzony przez dziennikarzy jest .pdf – głównie z powodu jego utrudnionej edytowalności. Postaw raczej na klasyczny .doc / .docx. 

Warto także skorzystać z możliwości, jakie daje interaktywna informacja prasowa. W przeciwieństwie do pozostałych, tworzy się ją za pośrednictwem edytora, np. Google Docs, Office365, udostępnianego przez Prowly. Dzięki niemu można szybko i wygodnie wzbogacić treść o grafiki, filmy itp., a przy tym zapewnić łatwy dostęp do notki dziennikarzom. 

Długość notki – czy ma znaczenie?

Informacja prasowa dla dziennikarzy kojarzy ci się z krótkim treściwym komunikatem? W tym względzie nic się nie zmieniło – nie należy przesadzać z długością notki. 

Optymalną wartością jest 1 strona A4 (czcionka pkt. 11) odnosząca się do „czystego tekstu”. Jeśli informację prasową chcesz wzbogacić grafikami czy wykresami, finalna długość będzie większa. 

Informacja prasowa – przykład

Wiesz już w teorii, jak napisać informację prasową. Zastanawiasz się jednak, jak to wszystko przełożyć na praktykę? 

Poniżej znajdziesz różne informacje prasowe. Przykłady ułatwią wdrożenie wyżej wymienionych elementów. 

Przykład 1. Rekordowy koniec roku Antyradia

Przykład 2. Patrycjusz Wyżga w redakcji WP Wiadomości

Przykład 3.  mBank zrezygnował z papierowych ulotek

Przygotowanie informacji prasowej – czy to ma sens?

„Informacje prasowe nie sprzedają”. „Publikowanie notek nie pomoże w zdobyciu wyższej pozycji w wynikach wyszukiwania”. Są to często powtarzane mity, które nie działają na korzyść komunikatów dla mediów. 

Dobrze napisana informacja prasowa ma sens, ponieważ:

• pozwala zainteresować usługą / produktem konkretną grupę docelową
• pomaga wzmocnić świadomość marki
• pośrednio wspiera sprzedaż.

Aby jednak informacje prasowe dla dziennikarzy były interesujące, muszą zostać przedstawione w ciekawy sposób. Nie może to być nudny komunikat o charakterze reklamowym. Musi to być coś, co jest atrakcyjne nie dla ciebie, ale dla odbiorców serwisu internetowego. 

Jakie notki prasowe są cenione przez dziennikarzy? Na to pytanie odpowiada raport “Konstrukcja i dystrybucja informacji prasowych” przygotowany przez Polską Agencję Prasową (PAP). Z badania wynika, że największą szansę na publikację mają komunikaty, które:

• zawierają dane liczbowe
• podają dane kontaktowe do nadawcy i ekspertów
• dobrze prezentują się pod kątem graficznym i stylistycznym
• zawierają zdjęcia, infografiki itd. 
• nie zawierają szczegółowych opisów produktów oferowanych przez firmę.

 Czy wiesz, że komunikaty prasowe uważane są za jedno z najbardziej wiarygodnych i zaufanych źródeł informacji dla ok. 27% dziennikarzy z rynków regionu APAC (Azja-Pacyfik)? Natomiast w Polsce z informacji prasowych korzysta aż 77% dziennikarzy. Dlatego warto większą wagę przywiązywać do notek dla mediów. Traktując je jako kolejny element strategii content marketingowej, łatwiej będzie osiągnąć założone cele.

Nie wiesz, jak zabrać się za tworzenie notek prasowych? Zaufaj naszej agencji – copywriting to nasza codzeinność. Przygotujemy informację prasową, która wspomoże prowadzone przez ciebie działania marketingowe.