Szybki rozwój firmy to dobra wiadomość, ale dla działu marketingu często oznacza wyzwanie. Harmonogramy się rozjeżdżają, odpowiedzi i akceptacje zajmują coraz więcej czasu, a jakość spada, bo te same osoby próbują robić wszystko naraz.
Rozwiązaniem nie jest zatrudnianie kolejnych osób na zlecenie, lecz zmiana sposobu pracy: wprowadzenie większej dyscypliny w organizacji, lepsze wykorzystanie technologii oraz współpraca z agencją, która potrafi zwiększyć przepustowość działań bez utraty jakości.
Główne wyzwania skalowania, gdy headcount nie nadąża
Na początku pojawia się długa lista projektów do realizacji. Potem dochodzi tak zwany „dług procesowy”: brak jednolitych wzorów zleceń, różne zasady akceptacji materiałów, zbyt wiele rund poprawek. Eksperci, zamiast zajmować się strategią, tracą czas na poprawki i przeklejanie zadań między różnymi narzędziami. Wąskie gardła pojawiają się w tych samych miejscach — przy tworzeniu treści, projektowaniu, analizie danych i pracach programistycznych.
W efekcie rośnie presja, spada jakość, a czas realizacji wydłuża się. Dorywcze wsparcie freelancerów pomaga, ale chwilowo. Problemem nie jest liczba osób, ale sposób pracy. Dlatego potrzebny jest porządek operacyjny i partner, który pomoże go utrzymać w większej skali.
Dlaczego agencje, a nie freelancerzy, w fazie szybkiego wzrostu
W okresie dynamicznego wzrostu najważniejsza jest przewidywalność. Agencja zapewnia zespół ekspertów z różnych dziedzin: reklamy, treści, pozycjonowania, analityki i projektowania oraz spójną kontrolę jakości, zastępowalność osób i ustalone procedury pracy. Ma też jasne zasady raportowania, rytm działań i formalne zobowiązania dotyczące jakości oraz terminów, które chronią harmonogram i standard wykonania. Gdy równolegle toczy się wiele projektów, agencja potrafi zwiększyć skalę pracy bez tworzenia zatorów.
Zatrudnianie pojedynczych specjalistów z zewnątrz często okazuje się droższe, bo wymaga więcej koordynacji po stronie klienta, niesie większe ryzyko błędów i utraty wiedzy oraz mniej stabilną jakość. Agencja działa szybciej, bo korzysta z gotowych procesów i sprawdzonych szablonów. W efekcie firma zyskuje nie tylko ludzi, ale cały sprawny system pracy.
Zobacz również: Agencja copywriterska czy freelancer – kogo lepiej wybrać w mojej sytuacji?
Model operacyjny współpracy z agencjami
Na początku warto ustalić prostą matrycę ról i odpowiedzialności. Każda osoba powinna wiedzieć, kto wykonuje zadanie, kto odpowiada za jego efekt, kto doradza, a kto jest informowany o postępach. Taki podział należy przygotować dla głównych obszarów, takich jak reklama, pozycjonowanie, tworzenie treści czy analityka, oraz dla kluczowych dokumentów: zlecenia, planu zadań, harmonogramu, publikacji i raportu.
Dzięki temu każdy wie, kto podejmuje decyzje, kto dostarcza dany element i kiedy zadanie jest zakończone. To znacznie skraca czas dyskusji i ogranicza liczbę poprawek.
Uzgodnione poziomy jakości usług i rytm pracy
Ustal wspólnie z agencją jasne i mierzalne zasady współpracy. Określ, w jakim czasie agencja odpowiada na zgłoszenie, w jakim terminie dostarcza materiały i jakie standardy jakości muszą być zachowane. Zapisz te ustalenia w umowie, by były przejrzyste dla obu stron. W codziennej pracy utrzymuj stały rytm spotkań: regularny przegląd planu działań, planowanie kolejnych etapów, krótkie codzienne podsumowania, spotkania z omówieniem wyników oraz rozmowy po zakończeniu projektów, które służą wyciąganiu wniosków i usprawnieniom.
Raz na kwartał przeprowadź wspólny przegląd priorytetów i budżetów. Taki rytm pracy stabilizuje tempo i utrzymuje jakość nawet przy rosnącej liczbie zadań.
Wprowadzenie i rozwój współpracy (onboarding i skalowanie)
Rozpoczęcie współpracy z agencją warto oprzeć na jasnych zasadach i materiałach wdrożeniowych: gotowych wzorach zleceń, listach kontrolnych jakości, standardach publikacji, zasadach nazewnictwa i wersjonowania plików. Dzięki temu każdy członek zespołu wie, jakie kroki należy wykonać i jaki rezultat osiągnąć. To ogranicza liczbę poprawek, skraca czas realizacji i pozwala szybko zwiększać liczbę kampanii i treści bez utraty jakości.
Integracja z technologiami marketingowymi
Narzędzia marketingowe muszą działać razem jak jeden system. Programy do zarządzania relacjami z klientami i automatyzacji marketingu pomagają uporządkować przepływ potencjalnych klientów i ocenić, którzy są gotowi do kontaktu handlowego. Systemy do zarządzania materiałami i treściami porządkują publikacje i ułatwiają ich kontrolę.
Narzędzia analityczne pozwalają połączyć dane o kosztach z wynikami działań, dzięki czemu można ocenić ich opłacalność. W planowaniu zasobów warto uwzględnić realne obciążenie osób w zespole, aby obiecywać tylko tyle, ile faktycznie da się zrealizować — bez ryzyka przeciążenia i opóźnień.
Bezpieczeństwo marki i zgodność z przepisami
Wraz ze wzrostem skali działań rośnie ryzyko błędów. Dlatego warto utrzymywać bibliotekę zasad marki, czyli zestaw reguł dotyczących języka, stylu wizualnego, elementów obowiązkowych i procedur akceptacji. Agencja powinna prowadzić regularną kontrolę zgodności z tymi zasadami, korzystając z list kontrolnych i wyraźnie określonych etapów zatwierdzania.
Dzięki temu można uniknąć błędów, ograniczyć poprawki i utrzymać spójność komunikacji przy coraz większej liczbie projektów.
Przeczytaj jak możemy doraźnie wspomóc dział marketingu.
Finanse, zakupy i usprawnienia operacyjne
Rozwijanie marketingu jest prostsze, gdy procesy zakupowe i rozliczeniowe są dobrze uporządkowane. Warto ujednolicić zakresy zleceń, zasady współpracy i proces akceptacji zamówień oraz powiązać je z harmonogramem pracy. Spójne dokumenty i jasne terminy płatności skracają czas od akceptacji projektu do jego publikacji. Pomagają też rozwiązania, które umożliwiają szybkie rozliczenia z osobami, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. Takie podejście pozwala utrzymać tempo działań zarówno w marketingu, jak i w finansach.
Co naprawdę pozwala skalować marketing
Rozwijanie marketingu to nie tylko zwiększanie liczby projektów, lecz przede wszystkim zmiana sposobu działania. Wspólnie z agencją stwórz model operacyjny oparty na jasnym podziale ról, przejrzystych miernikach, ustalonych poziomach jakości i spójnym rytmie pracy. Wykorzystaj technologie, które wspierają współpracę i automatyzują powtarzalne procesy. Skup budżet na działaniach, które przynoszą realne wyniki i można je skutecznie powtarzać.